Sep 5, 2019

Gestión del tiempo: 5 acciones para optimizar los recursos de su clínica

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El ritmo de trabajo diario de una clínica puede llegar a ser frenético: atender las visitas, responder llamadas entrantes, concertar citas, contactar a los pacientes para recordarles el día y hora de la consulta, actualizar historiales… Y otras tantas actividades que, si bien son imprescindibles para el buen funcionamiento del centro médico, acaban por consumir buena parte del tiempo que el personal de su clínica destina a su trabajo. Eso, a su vez, impide que puedan centrarse en otras tareas que generan igual o más impacto en su negocio.

Por este motivo, es importante identificar aquellas tareas a las que más horas dedica cada miembro del equipo con el fin de tomar las acciones necesarias para optimizar los recursos, aumentar la productividad y mejorar el rendimiento de la clínica.

A continuación, le compartimos 5 acciones para mejorar la gestión del tiempo que están diseñadas no solo para ayudarle a optimizar las horas de trabajo del personal de la clínica sino también para alcanzar una mejora del ambiente laboral, una atención excelente a los pacientes y, en consecuencia, una mayor rentabilidad del centro médico.

¿Lo mejor de todo? Puedes comenzar a implementarlas desde hoy. 😉

¿Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante para tu clínica?

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Podríamos definir la gestión del tiempo como el proceso a través del cual repartimos nuestras horas disponibles entre aquellas tareas que debemos llevar a cabo

Dedicar más horas a nuestro trabajo no implica ser más eficientes o productivos. Con total probabilidad, el tiempo que el personal de su centro destina actualmente a sus tareas podría reducirse si contara con las herramientas adecuadas para ello.

¿Por qué debe centrarse en optimiar la gestión de su equipo?

  • Aumento de la productividad y la eficiencia. Contar con una gestión eficiente del tiempo, permite lograr más en menos tiempo y con menos esfuerzo. De este modo, la jornada laboral es más efectiva y se aprovecha mejor.
  • Mejora del ambiente laboral. Si no se gestiona el tiempo correctamente, al final del día terminan quedando tareas que se acumulan para el día siguiente, y así sucesivamente. Es entonces cuando nos comenzamos a sentir agobiados, presionados o dispersos. Una vez aprendemos a administrar el tiempo, los niveles de estrés y ansiedad disminuyen de forma significativa en el trabajo y nos sentimos con más energía para realizar nuestras tareas, con lo cual nos sentimos mejor y acabamos haciendo nuestro trabajo de manera más eficiente. En otras palabras, mejorar la gestión del tiempo nos permite conseguir mejores entornos de trabajo y un mayor equilibrio entre nuestra vida personal y profesional.
  • Aumento de la confianza en uno mismo. El hecho de ver que cumplimos con nuestras tareas diarias y objetivos nos proporciona satisfacción y nos aporta motivación y confianza en nosotros mismos. Por el contrario, no hacerlo y luchar contra el tiempo para mantenerse al día solamente conduce a una cosa: al agotamiento y al llamado burnout laboral.
  • Poner freno a la procrastinación. Si gestionamos correctamente nuestro tiempo, no dejamos lugar para la postergación de tareas y responsabilidades. Por tanto, tendremos más autodisciplina y dejaremos de retrasar continuamente aquellas tareas de la clínica que nos resultan más tediosas.
  • Alcanzar los resultados con mayor rapidez. Y, sobre todo, si gestionamos nuestro tiempo correctamente, alcanzaremos con mayor rapidez y facilidad los objetivos que hayamos establecido para la clínica, con lo cual aumentaremos la rentabilidad mientras ahorramos tiempo y dinero. 

5 consejos para optimizar la gestión del tiempo

1. El diseño y la distribución de la clínica: un gran aliado

iStock-922950428 ¿Es importante el entorno para mejorar la gestión del tiempo? Más de lo que en un inicio pueda parecer.

Disponer de un centro espacioso, con un diseño adecuado y una distribución óptima puede ahorrar  tiempo al personal de su clínica y al mismo tiempo puede ayudar a ofrecer una mejor experiencia a los pacientes.

Un espacio bien organizado que además sea funcional hará que su personal esté más cómodo, pierda menos tiempo desplazándose de un sitio a otro y tenga un ambiente adecuado para llevar a cabo sus tareas.

Por ejemplo, si en su clínica tiene una recepción, una sala de espera, tres o cuatro salas de consulta y una sala con los equipamientos para realizar pruebas de diagnóstico, es ideal que todo ello esté bien distribuido para que el tránsito en la clínica sea fácil, cómodo e intuitivo y que el personal pueda acceder a las máquinas, salas o materiales de trabajo de manera rápida y sin incomodar al paciente.

2. Internet: su mayor escaparate

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¿Qué relación existe entre ser visible en Internet y gestionar su clínica más eficientemente?

Según un estudio elaborado por OdelaRoquette, 1 de cada 4 usuarios busca diariamente información sobre salud en Internet, y el 32% recurre a los sitios web especializados. ¿Qué significa eso? Que si quiere que su clínica sea rentable a largo plazo, tiene que estar donde los pacientes están: en Internet.

Pero vayamos todavía un poco más allá: si los pacientes están buscando un especialista en Internet y encuentran fácilmente los datos de su clínica junto con la información de contacto, el horario, los tratamientos ofrecidos y los precios, ya sea en la página web del centro o en un directorio especializado como Doctoralia, podrán consultar toda información que deseen sin tener que llamar por teléfono o acudir al centro de manera presencial.

Eso significa que lograr que su clínica tenga un buen posicionamiento en Internet no solo ayudará a que los pacientes la encuentren más fácilmente, sino que además estarás restando tiempo a todas aquellas tareas que consisten en dar respuesta a las dudas que ahora pueden resolverse de manera más ágil desde Internet.

¿Qué puede hacer para que su clínica sea más visible en la red? Por ejemplo, puede comenzar creando el sitio web de la clínica (u optimizando la web de su clínica si ya tiene una), crear una ficha de negocio en Google My Business, escribir contenido de calidad, dinamizar las redes sociales del centro, realizar publicidad online, participar en las conversaciones de Internet o mantener activo el perfil del centro en Doctoralia para que los pacientes puedan encontrarlo más fácilmente.

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3. Agenda 24/7: ofrezca la reserva online de cita

La reserva online de cita es una de las funcionalidades más demandadas por los pacientes, ya que les permite concertar una cita con un especialista desde cualquier dispositivo en tiempo real, a cualquier hora y con solo unos pocos clics.

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De hecho, 1 de cada 3 pacientes ya reserva cita a través de Internet, y en el último año la cifra de usuarios que quiere reservar cita online ha aumentado en un 96%.

A todo ello, cabe sumar el tiempo que el personal de la clínica invierte en atender llamadas telefónicas y en agendar citas de pacientes de manera manual, restando tiempo a otras tareas. Gracias a la reserva online de cita, el personal del centro liberará una parte importante de su carga de trabajo ya que todo se realiza de manera automática. Además, los pacientes valoran aquellas clínicas que ofrecen la posibilidad de reservar cita por Internet, con lo cual la reputación de la clínica también aumentará.

La reserva online de cita quita carga de trabajo a su equipo ya que el proceso se realiza de manera automática.

Por eso, si quiere optar por una gestión más eficiente, deberá abandonar su agenda en papel u otros sistemas de reserva de cita poco intuitivos (¡olvídese de los formularios en la página web!), y apostar por una agenda online abierta y accesible las 24h y los siete días de la semana.

El servicio de reserva online de cita de Doctoralia está diseñado para ello. No solo automatiza todo el proceso de reserva online de cita, desde que el paciente reserva una visita en los horarios disponibles de cada especialista hasta la confirmación de la cita o los recordatorios de visita, sino que además actualiza los huecos en tiempo real y además promueve las opiniones enviando un mensaje a los pacientes tras la visita invitándoles a valorar el servicio.

4. Los datos e información de sus pacientes, a un clic de distancia

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Si todavía sigue guardando los datos de los pacientes en papel, archivadores, documentos de word u otros programas no diseñados especialmente para tal fin, debe saber algo: está perdiendo la oportunidad de optimizar el tiempo pero, además, se está exponiendo a una multa por no cumplir con el RGPD.
Con la era de Internet ha llegado el momento de dar el salto a un entorno digital seguro. Nuestro software le permite almacenar los datos de los pacientes de forma segura, en un mismo lugar y con acceso desde cualquier dispositivo con Internet.

De este modo será posible crear fichas de pacientes más eficientemente, actualizar datos con mayor rapidez y las consultas serán más eficientes y rápidas, ya que solo necesita introducir el nombre del paciente para encontrar su historial.

Además, también podrá subir nuevos archivos como por ejemplo resultados de pruebas, radiografías o cualquier otro documento que ayude a mantener lo más completo posible el historial del paciente. Todo ello, sin lugar a dudas, ahorrará a los especialistas de su clínica un tiempo que podrá destinar a visitar a otros pacientes.

5. Apueste por un software de gestión pensado para clínicas

gestion-tiempo-personal-administrativo (2)Las dos razones principales por las que las clínicas no implementan un software de gestión son el tiempo y el dinero. Sin embargo, está demostrado que un software de gestión ayuda a reducir las horas que el personal pasa al teléfono o realizando otras tareas rutinarias. Esto, al cabo del año, se traduce en dos grandes ventajas: ahorro en el tiempo de ejecución de las actividades diarias y mayor rentabilidad de la clínica.

Según en informe State of PRM Report elaborado por Solutionreach, el 76% de los centros médicos que utilizan un software de gestión reducen notablemente el tiempo que pasan al teléfono, sobre todo gracias al ahorro del tiempo invertido en las confirmaciones de cita, tarea que se realiza de manera automática con el software de gestión de Doctoralia. Gracias a esta automatización, y según revela el mismo informe, las clínicas que utilizan un software de gestión tienen una tasa del ausentismo inferior al 10% (y un 41% de ellas, inferior al 5%). Eso supone un ahorro anual importante en términos económicos.

Las clínicas que utilizan un software de gestión con recordatorios tienen una tasa de ausentismo menor del 10%.

Fuente: SolutionreachInforme "State of PRM Report".

Eso se debe, también, a que un 30% de las llamadas que se reciben en la clínica son para efectuar cancelaciones. Con el software de gestión de Doctoralia, el paciente podrá cancelar su cita a través de un mensaje. Posteriormente, podrás enviar e-mails o SMS desde el centro para recordarle al paciente que puede volver a reservar su cita. De este modo, no perderás pacientes.

Estas son, precisamente, dos de las razones por las que diseñamos el software de gestión de Doctoralia, que le permite gestionar la agenda de su clínica al mismo tiempo que ayuda a mejorar la reputación, optimizar la gestión del tiempo y reducir el ausentismo.

Reduzca el ausentismo y rentabilice más su centro

El software de gestión de Doctoralia le permite enviar recordatorios de cita automáticos. Además, los usuarios podrán reservar, modificar y cancelar una cita sin necesidad de llamar a su centro médico.

Descubra nuestra herramienta de gestión

Ahora que ya sabe cómo mejorar la gestión del tiempo en su clínica, le animamos a poner en práctica estos consejos. De esta manera, automatizando aquellas tareas que más tiempo consumen, el personal de su centro podrá centrarse de manera más eficiente en aquellas actividades que generan mayor impacto, como por ejemplo mejorar la experiencia del paciente. Y eso repercutirá de manera positiva en el rendimiento de su centro.