4 razones para monitorizar las llamadas de su centro y cómo hacerlo

teléfono de un centro médico para recibir llamadas de pacientes

La gran mayoría de centros médicos pierden diariamente una gran cantidad de llamas telefónicas. Monitorizar esas llamadas no atendidas junto a las que sí que se atienden es esencial no solo para mejorar la gestión administrativa del centro sino también para ofrecer una buena experiencia a los pacientes.

Pero esos no son los únicos motivos por los cuales es importante tener un registro de la cantidad y calidad de las llamadas que se producen en su clínica. En este artículo analizaremos las principales razones para monitorizar el teléfono de su centro y cómo puede sacarle el máximo provecho. ¿Nos acompaña?

4 razones para monitorizar las llamadas de su centro médico

Existen cuatro razones principales por las que debería monitorizar las llamadas telefónicas en su clínica. Las veremos en detalle a lo largo de este artículo.

1. Reduzca el número de llamadas no atendidas

Buena parte de los centros médicos tienen dificultades para gestionar las llamadas perdidas. Sin embargo, no todos son conscientes de la necesidad de buscar soluciones a este desafío.

La realidad muestra que las llamadas no atendidas pueden suponer un problema para su centro. Estas son algunas de las razones que lo demuestran:

  • Si un paciente llama a su centro pero no recibe respuesta o cuando la recibe se encuentra ocupado, es probable que acabe reservando cita en otro centro.
  • Si en su centro no se gestionan las llamadas correctamente, no solo se producirán retrasospérdidas de tiempo innecesarias sino que esa falta de organización afectará negativamente en la cantidad de citas reservadas.
  • El no atender llamadas o no hacerlo correctamente, también puede ocasionar una experiencia negativa en el paciente, lo que a su vez repercute en la reputación del centro y, en consecuencia, en la posibilidad de fidelizar a un mayor número de pacientes.
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En cambiomonitorizar las llamadas de su centro puede aportarle varias ventajas, como por ejemplo:

  1. Saber en qué días y franjas horarias se pierden la mayor parte de las citas potenciales.
  2. Definir una estrategia para mejorar la contactabilidad y gestión administrativa de su centro.
  3. Conocer de primera mano cómo el personal de recepción gestiona las llamadas y optimizar cualquier acción que no esté funcionando correctamente.
  4. Implementar medidas para volver a contactar lo antes posible a aquellos pacientes que no han recibido respuesta, ya que de esta forma se reducirán el número de visitas perdidas.

Para ayudarle a llevar a cabo todos estos procesos y muchos otros hemos diseñado Doctoralia Phone, un servicio de Doctoralia para centros médicos que permite la gestión continua de las llamadas gracias a las funciones de identificación de las llamadas entrantes y los recordatorios de retorno de llamadas.

Y no solo eso sino que, si se combina con nuestro software de gestión de citas, cada paciente que no reserve cita en ese momento recibirá automáticamente un SMS con un enlace para reservar cita online, evitando así nuevas llamadas pero ofreciendo la opción de reservar una cita por Internet de manera fácil y ágil.

Doctoralia Phone: la centralita VoIP para clínicas

Totalmente pensada para las necesidades y peculiaridades de los centros médicos, esta solución le permite dar respuesta a todas las llamadas, monitorizar el rendimiento de su equipo y mejorar la conversión de pacientes que llaman en citas efectivas.

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2. Optimice la gestión administrativa de su centro

Registrar las llamadas que se producen en su centro médico también le ayudará a mejorar la gestión de su clínica desde un punto de vista organizativo y logístico.

Saber cuántas llamadas recibe de media su centro le permitirá conocer cuáles son los horarios en los que los pacientes prefieren llamar por teléfono, y eso le permitirá organizar mejor tanto los horarios del personal de recepción como la gestión administrativa en general.

Y no solo eso, sino que conocer cómo y cuándo se producen esas llamadas ahorrará tiempo al personal de recepción, que podrán dedicar sus esfuerzos a otras tareas de mayor impacto como por ejemplo ofrecer una mejor experiencia a los pacientes que acuden a la clínica.

 

3. Ofrezca una mejor experiencia a los pacientes

Mantener el contacto con los pacientes es importante por varios motivos: incrementa el compromiso con el centro, mejora la satisfacción y en consecuencia facilita la fidelización.

Además, hay que tener presente que hoy en día, a pesar de la creciente demanda de las reservas online (sobre todo por parte de la nueva generación de pacientes), la vía telefónica sigue siendo una de las principales formas de comunicación con los pacientes para buena parte de los centros médicos, así como la principal vía para recibir nuevas reservas (sobre todo por parte de pacientes mayores).

recepción de un centro médico

Dicho esto, es evidente que buena parte de los esfuerzos de un centro médico deberían estar destinados a la gestión de las llamadas y, en consecuencia, a implementar estrategias que permitan  sacar partido a la monitorización de esas llamadas. Eso es esencial tanto si quiere adquirir nuevos pacientes como si desea mejorar su experiencia y lograr que vuelvan a visitarse en su centro.

Todo ello también le permitirá conocer quién administra mejor las llamadas en su centro, en menos tiempo y de manera más efectiva.

Para recopilar todos estos datos es necesario confiar en herramientas tecnológicas que en la mayoría de los casos son costosas y difíciles de usar. Es por eso que desarrollamos Doctoralia Phone.

Mejore la calidad de las llamadas con Doctoralia Phone

Con Doctoralia Phone también puede monitorizar el desempeño de su personal gracias a un panel de estadísticas muy completo que le permite:

  • Grabar llamadas telefónicas.
  • Comprobar la eficiencia del equipo administrativo.
  • Crear tablas comparativas entre profesionales.

De este modo, su equipo podrá trabajar mejor en la gestión de cada llamada, sobre todo gracias a características como:

  • Recordatorios de devolución de llamada.
  • Estado y comentarios de cada llamada telefónica.
  • Automatización y control de actividades recurrentes.

Gracias a esto, por un lado dispondrá de herramientas para hacer un seguimiento del trabajo de recepción y, por otro lado, podrá ofrecer al personal soluciones eficaces para mejorar la calidad y la rapidez del servicio de forma inmediata.


4. Rentabilice su estrategia de marketing

Si ya está llevando a cabo una estrategia de publicidad y/o marketing en diferentes canales, es importante saber cuáles de ellos están generándole más reservas y por tanto, en cuáles merece la pena seguir invirtiendo y cuáles no debería seguir utilizando.

Y es aquí donde, nuevamente, monitorizar las llamadas de su centro se convierte en un proceso esencial. Ya no solo a nivel cuantitativo para saber cuántos pacientes han llamado para reservar una visita en el último mes sino también a nivel cualitativo para saber a través de qué canal encontraron su número de teléfono.

Anteriormente, obtener estos datos implicaba o bien tener que invertir largas horas en hacerlo de manera manual o bien invertir una suma importante de dinero en un software externo. Con Doctoralia Phone tiene la alternativa idónea.

Ahora puede rentabilizar sus inversiones publicitarias con Doctoralia Phone

Doctoralia Phone genera un número de teléfono para cada canal promocional que utiliza. Eso le ayuda a detectar qué canales son los más rentables y cuáles debería dejar de utilizar.

Además, con las estadísticas avanzadas podrá saber de dónde provienen exactamente la mayoría de las llamadas que recibe.

En otras palabras, Doctoralia Phone le permite no solo mejorar el rendimiento de la recepción y reducir el número de reservas perdidas, sino que también le ofrece la opción de optimizar sus campañas.

Gestione las llamadas a su centro con Doctoralia Phone

Solicite más información y le explicaremos cómo la herramienta puede ayudarle a gestionar las llamadas de su centro.

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Como ha podido comprobar a lo largo de este artículo, monitorizar las llamadas de su centro médico es esencial para que sea rentable a corto, medio y largo plazo.

Tener un registro cuantitativo y cualitativo de sus llamadas le ayudará a saber qué es aquello que funciona y lo que debería mejorarse, pero también le será de gran ayuda para reducir el número de llamadas perdidas, mejorar la organización de la recepción, sacar provecho a sus inversiones publicitarias y fidelizar a sus pacientes.

Si todavía no ha empezado a hacerlo, es importante que comience a llevar a cabo estrategias para la monitorización de las llamadas de su clínica. ¡No tardará en ver los resultados! 😉